Чтобы быть правильно понятым вашими деловыми партнерами, важно научиться правильно вести деловую корреспонденцию.
На определенном уровне овладения английским возникает потребность вести деловую корреспонденцию. Этому можно научиться у репетиторов английского языка, они всегда готовы внести необходимые исправления и обучить своих студентов нормам переписки.
Мы предлагаем несколько советов, которые помогут вам начать писать письма правильно.
1. Обязательно укажите тему письма
Всегда коротко и четко указывайте суть вашего сообщения в теме электронного письма.
Пример, «Re: Отчет о встрече с менеджерами отдела продаж»
2. Предложения должны быть короткими и простыми
Длинные предложения вышли из моды, их тяжело читать и понимать. Ваша задача — донести информацию. Старайтесь писать на английском, а не просто заменять слова родного языка английскими.
3. Учитывайте, кто является вашим адресатом
Важно определить стиль письма и четко понимать, что и когда наиболее уместно, какой стиль выбрать: формальный или неформальный.
Для бизнес-корреспонденции в основном принят нейтральный тон. Обратите внимание на разницу между формальным и неформальным стилем:
Неформальный — Thanks for the email of 15 February.
Формальный — Thank you for your email received 15 February.
Неформальный — Sorry, I can’t make it.
Формальный — I am afraid I will not be able to attend.
Неформальный — Could you…?
Формальный — I was wondering if you could…?
Разница стилей не бросается в глаза, но воспринимается носителями языка совершенно ясно. Поэтому стоит быть внимательными, выучить стандартные формы письменного этикета и не постесняться спросить совета у своего учителя.
4. Обращайте особое внимание на заглавные буквы и пунктуацию
Если в неформальном общении это не имеет большого значения, то в официальной корреспонденции заслуживает внимания. Не спешите отправлять свое письмо, обязательно перечитайте его снова.
5. Оцените непосредственность стиля
В некоторых культурах принято выражать мысли очень непосредственно, поэтому при написании писем на английском стоит учитывать принятые в этой культуре вежливые формы. Прямые формы высказываний могут быть восприняты как очень невежливые или даже оскорбительные, поэтому, будьте внимательны к стилю.
Примеры отличий стиля:
Прямой — I need this in half an hour.
Вежливый — Would it be possible to have this in half an hour?
Прямой — There will be a delay.
Вежливый — I’m afraid there will be a slight delay.
Прямой — It’s a bad idea.
Вежливый — To be honest, I’m not sure it would be a good idea.
Правильно выбранный тон письма поможет вам достичь желаемого результата.
6. Придерживайтесь позитивного стиля
Предпочтительны позитивно окрашенные слова и сочетания: helpful, good question, agreed, together, useful, I’d be delighted, mutual, opportunity.
Примеры негативно окрашенных слов: busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard.
Чем более прозрачен и легок ваш стиль, тем проще иметь с вами дело, поэтому старайтесь быть приятным и понятным.
7. Попросите дать вам обратную связь (feedback)
Попросите ваших адресатов или учителя оценить, насколько хорошо вам удаются письма. Запоминайте устойчивые конструкции, используемые в письмах. Чтобы упростить их запоминание и усвоение, заведите себе таблицу с примерами фраз для начала, середины и завершения вашего сообщения.
