1С Документооборот – это программа, работающая на платформе 1С Предприятие 8. Главный принцип заключается в том, что документооборот полностью автоматизируется, что позволяет избавить сотрудников от рутинной работы и заниматься своими непосредственными обязанностями. В 1С ДО все работает по определенному алгоритму.
Основные возможности системы
Система достаточно многофункциональна, она предусматривает:
- работу с документами (как с первичной документацией, так и с остальной). Тут можно хранить шаблоны писем и приказов, регистрировать входящие и исходящие сообщения при переписке с органами контроля и так далее;
- возможность согласовать документы. Все это делается при помощи настроек: например, сначала создается договор, потом его проверяет юрист организации и передает руководителю. После утверждения руководства файл доставляется бухгалтеру для ведения учета. Причем все это делается автоматически: 1С Документооборот этим и привлекателен, что не нужно ничего делать вручную;
- контроль. Каждый специалист, имеющий доступ к системе, может проверить предыдущие версии документов в истории изменений. То есть при необходимости можно восстановить предыдущий вариант;
- фильтрацию по ключевым словам. Это очень важно для поиска конкретных файлов;
- взаимодействие с другими системами. Из 1С ДО можно обмениваться документами с государственными органами или с контрагентами. Не нужно для этого выходить из 1С, что очень удобно для сотрудников, привыкших к интерфейсу программы;
- гарантию безопасности данных и автоматические обновления. В систему попадают только определенные специалисты, и им же делегируются полномочия. Например, кто-то может вносить изменения, а кому-то позволено только работать с имеющимися файлами.
Как правильно внедрить 1С Документооборот
Внедрение состоит из таких этапов:
- Определить цели и задачи. Одни компании устанавливают программу для автоматизации работы с документами, другие хотят контролировать все поручения руководства, третьи – отслеживать согласование договоров.
- Подготовить соответствующую инфраструктуру. Она должна гарантировать безопасность данных, а для установки понадобятся соответствующие серверы.
- Выбрать нужную версию. Для небольшого предприятия достаточно базовой, а для крупных корпораций лучше установить ПРОФ или КОРП. Здесь структура более сложная и предполагает работу в 1С большого количества пользователей.
- Настроить систему. Распределить права доступа к ней, наладить взаимодействие с остальными платформами, используемыми в компании.
- Обучить сотрудников. В принципе, если человек ранее работал в 1С, для него нет ничего сложного. Интерфейс знакомый, команды – тоже. Но все-таки дополнительные обучающие программы не помешают. Некоторые организации проводят целые семинары и вебинары, особенно для новичков.
В обязательном порядке нужно протестировать 1С перед ее запуском. Она должна работать максимально корректно, предоставлять доступ к нужным документам и обрабатывать большие объемы данных в кратчайшие сроки.
