В 2021 году в российском законодательстве появилось примечательное новшество – с этого времени отечественным компаниям дозволяется хранить все кадровые документы, а также пересылать их в электронной форме. Но, хотя внедрение КЭДО благополучно состоялось несколько лет назад, массового перехода на него так и не произошло. Об этом остается лишь пожалеть, ведь такой подход дает немало преимуществ.
Особенности
Электронный кадровый документооборот представляет собой систему для создания, хранения и подписывания в электронном формате документов, относящихся к категории кадровых:
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- заявления для компенсации расходов во время командировок;
- договоры коллективные.
Все эти документы могут храниться как на сервере, принадлежащем организации, так и на облачном сервисе, в любом случае они имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
Пользоваться подобной программе можно с разных устройств, будь то ПК, ноутбук, планшет или смартфон. Благодаря этому руководитель компании может подписать заявление в любое время, даже если в данный момент он в отпуске.
Преимущества
Есть множество причин перейти к такой практике:
- Не приходится тратить деньги на бумагу, распечатку, канцтовары, пересылку бумаг.
- Нет необходимости содержать специальное помещение, где хранится обширный архив.
- Упрощается и ускоряется создание документов, их поиск, пересылка, при необходимости один документ возможно отправить сразу нескольким адресатам.
- Данные доступны в любое время, в том числе и для сотрудников.
- Документы, представленные в электронном формате, нельзя потерять, испортить.
Электронный документооборот позволяет экономить время, ведь подать заявление на отпуск, в частности, можно в любое время и из любого места, не приезжая в офис. Не стоит опасаться, что документы могут стать доступными для посторонних – передача по защищенным каналам исключает такую возможность.
Переход на КЭДО
Один из важнейших моментов при переходе на КЭДО – удачно выбрать платформу. При этом важны определенные критерии:
- удобство и интуитивная понятность интерфейса;
- отсутствие скрытых платежей;
- использование разных типов электронной подписи – УНЭП, УКЭП и ПЭП.
Переходя на КЭДО, важно помнить, что ряд документов все-таки необходимо дублировать в бумажном виде. Речь идет об инструктажах по охране труда, приказах на увольнение, а также актах, касающихся несчастных случаев. Но все прочие документы будут сохраняться в электронном формате самым удобным образом, что поможет избавиться от множества проблем.
Иллюстрация предоставлена автором статьи
